RANCANGAN LAYOUT KANTOR

RANCANGAN LAYOUT KANTOR

PERCAKAPAN BERTELEPON

PERCAKAPAN DALAM BERTELEPON

Sekretaris         : Selamat pagi, PT. Amazone Anugerah Bahtera. Ada yang bisa saya bantu?

Penelepon        : Selamat pagi, saya Ibu Sinta selaku sekretaris Bapak Robert, dari PT. Tunggal Jaya ingin berbicara dengan Bapak Guntur selaku Direktur PT. Amazone Anugerah Bahtera.

Sekretaris         : Mohon maaf Ibu Sinta, Bapak Guntur sedang tidak berada ditempat. Beliau sedang ada perjalanan bisnis ke Jakarta. Apakah ada pesan yang ingin disampaikan untuk beliau?

Penelepon        : Iya Ibu, Bapak Robert selaku pimpinan kami ingin mengadakan pertemuan dengan Bapak Guntur untuk membicarakan masalah kerjasama mengenai pengeboran minyak lepas pantai di Kalimantan Timur.

Pertemuan akan dilakukan pada hari Senin, 10 Oktober 2011 pukul 10.00 WIB bertempat direstoran Mahardika Jl. A. Yani no.10 Surabaya.

Sekretaris         : Baiklah, akan saya sampaikan pesan Ibu kepada Bapak Guntur dan untuk konfirmasi lebih lanjut, akan saya hubungi kembali.

Bolehkah saya tahu alamat beserta nomor telepon dari PT. Tunggal Jaya?

Penelepon        : Kantor kami beralamatkan di Jl. Basuki Rahmat No.2 Surabaya dan nomor telepon yang dapat dihubungi (031) 5552011

Sekretaris         : maaf Ibu Sinta, mungkin ada yang bisa saya bantu kembali?

Penelepon        : tidak terima kasih. Saya tunggu konfirmasi dari Ibu secepatnya.

Sekretaris         : Baiklah. Ibu Sinta akan segera saya hubungi setelah pesan tersebut mendapat tindak lanjut dari pimpinan kami.

Penelepon        : terima kasih, selamat pagi.

Sekretaris         : selamat pagi.

 

KARTU PENERIMAAN TELEPON Untuk                           : Dari                              : Alamat kantor/Rumah   : Nomor Telepon                        : Isi Berita/Pesan Beri tanda (X) yang dimaksud Minta waktu/ingin bertemu             Akan datang             Ingin mengadakan perjanjian             Pembatalan perjanjian             Mohon ditelepon kembali Akan menelpon kembali             Tidak dapat hadir Lain-lain: ....................., .......................... 20..                                                                                             Jam:.........................                                                                                             Diterima Oleh,                                                                                             ....................................

PENERIMAAN TAMU

PERCAKAPAN PENERIMAAN TAMU

Sekretaris         : Selamat pagi Bapak, ada yang bisa saya bantu?

Tamu                : Selamat pagi. Saya ingin bertemu dengan Bapak Handoyo di bagian personalia.

Sekretaris         : Silahkan mengisi buku tamu terlebih dahulu

Tamu                : Iya.

Sekretaris         : Mohon maaf  Bapak, apakah sebelumnya sudah membuat janji dengan beliau?

Tamu                : Sudah jauh-jauh hari Ibu.

Sekretaris         : Baiklah, akan saya beritahu Bapak Handoyo terlebih dahulu. Apakah Bapak berkenan menunggu sebentar?

Tamu               : iya terima kasih Ibu.

Sekretaris         : Terima kasih telah menunggu.

Mari, Bapak saya antar menuju ruangan Bapak Handoyo .

FORM KARTU TAMU

Nomor : ……..

(Number)       

KARTU TAMU

(Visitor Card)

1. Nama (Name)                          : …………………………………
2. Pekerjaan (Occupation)           : …………………………………
3. Alamat (Address)                    : …………………………………
4. Telepon (Telephone)               : …………………………………
5. Ingin bertemu dengan             : …………………………………

(Want to see)

6. Tentang/Hal (Subject)             : …………………………………

…………….,20…..

Tanda Tangan

(Signature)

(…………….)

Catatan (Notes)           :

Selesai pukul (Finish at)          : ……………..

Tanda tangan (Signature)        : ……………..

CATATAN PENERIMA TAMU

(Visitor’s Register)

Tanggal (Date)	Masuk Pukul (in:AM/PM)	Paraf (Signature)	Keluar Pukul (Out:AM/PM)	Paraf (Signature)

Harap disampaikan kembali kepada penerima tamu waktu keluar kembali (Please refer to receptionist after you are served).

ARTIKEL HUMAS MUTIARA HP (098 554 022) ADPER PAGI

Menganalisis Artikel Berjudul “600 Mahasiswa Unesa Kepung Rektor” Dikaitkan dengan Humas dalam Pendidikan

Perkembangan pendidikan sudah semakin maju yang ditandai dengan pendidikan yang semakin membaik dari berbagai tingkatan mulai dari SD, SMP, SMA atau SMK, maupun Perguruan Tinggi. Tugas utama Perguruan Tinggi adalah menghasilkan dan menerapkan ilmu pengetahuan, serta membentuk SDM yg berkualitas, demi kesejahteraan masyarakat.

Sebuah sistem yang baik dalam suatu Perguruan Tinggi maka akan menghasilkan proses dan hasil yang baik pula. Tentu semua itu tidak lepas dari peran humas dalam mensosialisasikan Perguruan Tinggi tersebut kepada khalayak internal maupun eksternal.

Yang menjadi persoalan serius adalah ketika peran kehumasan tidak berjalan secara terencana dan berkesinambungan pada suatu Universitas. Seperti yang terjadi pada UNESA dimana para mahasiswa FIS memprotes pihak rektorat karena tidak memberikan layanan memadai mengenai ruang kelas untuk kuliah karena gedung lama sedang direnovasi. Mereka berunjuk rasa, melakukan orasi sambil meneriakkan yel-yel bagi rektor karena dianggap telah  melanggar janji dan menyengsarakan proses belajar mereka saat perkuliahan.

 Seperti yang telah diketahui kegiatan humas internal lebih kepada membangun komunikasi dan distribusi informasi ke dalam personal di lembaganya. Artinya bahwa dalam masalah ini terjadi kelalaian pada pihak kehumasan UNESA dimana tidak berjalannya komunikasi yang baik dengan seluruh warga internal mengenai informasi kebijakan (proyek pemugaran gedung FIS) yang telah ditetapkan oleh manajemen Universitas. Apabila diinformasikan dengan baik, tidak mungkin para mahasiswa dengan gegabahnya melakukan aksi protes di gedung rektorat.

Selain itu, yang seharusnya dilakukan oleh kehumasan UNESA ketika mengetahui akan ada gerakan unjuk rasa dari para mahasiswa adalah melakukan musyawarah antara kedua pihak yang berpolemik agar tercapai mufakat yang diharapkan. Dan kemudian pihak kehumasan memfasilitasi dan mengkomunikasikan hasil musyawarah tersebut kepada pihak manajemen UNESA dan rektorat melalui jalan mediasi untuk mencapai suatu kesepakatan bersama.

Dengan melakukan hal-hal tersebut diharapkan tidak akan ada kegiatan unjuk rasa dan aksi protes yang dilakukan oleh para mahasiswa FIS yang sudah terlanjur seperti saat ini. Karena akan sangat merusak citra UNESA dimata masyarakat. Pihak-pihak luar yang tidak tahu persoalan detail akan mengambil kesimpulan bahwa terjadi kesenjangan sosial antara para mahasiswa dengan pihak manajemen UNESA. Padahal bila ditelisik lebih jauh, ini hanya sekedar kesalahpahaman diantara kedua pihak.

Diharapkan, setelah ini tidak akan terjadi hal-hal yang serupa. Kehumasan di UNESA pun harus diperbaiki tingkat keefektivitasannya agar dapat berperan maksimal misalnya dengan menjembatani sikap saling keterbukaan dari pihak manajemen Universitas dengan para mahasiswa, dan menyadari akan arti penting suatu pencitraan yang telah dilukiskan dimata khalayak luas, agar tetap mempertahankan nama baik Universitas.

Pada masa yang akan datang UNESA dapat memperbaiki citranya melalui peran humas secara eksternal misalnya dengan melakukan komunikasi secara berkala dengan lembaga-lembaga media massa, wartawan, dalam skala lokal dan nasional serta mengembangkan hubungan yang harmonis dengan pihak-pihak luar yang masih ada hubungan dengan Universitas.

HAY LADIES AND GENTLEMAN..

Di dalam nama Anda! Ada rencana Tuhan bagi Kesejahteraan dan Kemuliaan hidup Anda.